Simplifica la distribución de tus llamadas con Ahtlas
La atención telefónica de una empresa puede enfrentar momentos en los que varios clientes llaman al mismo tiempo y los agentes deben gestionar diferentes solicitudes. Cuando las llamadas no cuentan con un sistema de distribución organizado, pueden producirse esperas innecesarias, dificultades para asignar cada comunicación y situaciones en las que algunos agentes reciben más llamadas que otros.
Con la distribución de llamadas de Ahtlas, puedes organizar cómo se asignan las llamadas entrantes entre los agentes de tu call center. La plataforma permite utilizar diferentes modalidades de reparto, administrar colas de espera con música y establecer alternativas de respaldo cuando ningún agente puede responder, facilitando una atención telefónica más estructurada.
¿Por qué simplificar la distribución de tus llamadas con Ahtlas?
Porque te permite:
✔ Distribuir las llamadas entrantes entre los agentes disponibles.
✔ Elegir diferentes modalidades de reparto de llamadas.
✔ Organizar las llamadas mediante colas de espera.
✔ Establecer alternativas cuando ningún agente puede responder.
✔ Facilitar una atención telefónica más organizada.
Simplificar la distribución de llamadas permite que las empresas mantengan un proceso definido para gestionar las comunicaciones entrantes y facilitar que cada cliente pueda ser atendido según la disponibilidad del equipo.
1. Distribuye las llamadas entre tus agentes
Un call center puede recibir numerosas llamadas durante la jornada, por lo que resulta importante contar con un mecanismo que permita asignarlas de manera organizada.
Con Ahtlas puedes:
■ Distribuir las llamadas entrantes entre los agentes.
■ Asignar las comunicaciones según la disponibilidad del equipo.
■ Organizar la recepción de llamadas dentro del call center.
■ Mantener un proceso definido para la atención telefónica.
■ Facilitar que los agentes reciban las llamadas correspondientes.
Esto permite administrar la distribución de las comunicaciones y mantener una estructura más organizada durante las operaciones del call center.
2. Organiza la atención mediante el reparto por turnos
Cuando varios agentes están disponibles, distribuir las llamadas siguiendo un orden puede facilitar la gestión de las comunicaciones.
Con Ahtlas puedes:
■ Asignar las llamadas a un agente a la vez.
■ Comenzar por el agente que lleva más tiempo disponible.
■ Establecer un tiempo para que el agente responda.
■ Pasar la llamada al siguiente agente cuando no sea contestada.
■ Mantener una distribución organizada mediante turnos.
Esta modalidad permite establecer una secuencia de atención en la que las llamadas se ofrecen a los agentes disponibles siguiendo un orden definido.
3. Facilita la atención con el reparto simultáneo
En determinadas operaciones, puede resultar conveniente que varios agentes reciban el aviso de una llamada entrante al mismo tiempo.
Con Ahtlas puedes:
✔ Hacer sonar una llamada a todos los agentes disponibles del área.
✔ Permitir que cualquiera de ellos pueda responder.
✔ Asignar la conversación al primer agente que conteste.
✔ Detener el timbrado en los demás agentes cuando alguien responda.
✔ Facilitar la recepción de llamadas mediante una distribución simultánea.
Esto permite que las comunicaciones sean ofrecidas a diferentes agentes disponibles y que la atención continúe con quien responda primero.
4. Organiza las llamadas mediante colas de espera
Durante los momentos de mayor actividad, puede ocurrir que todos los agentes se encuentren atendiendo otras conversaciones.
Con Ahtlas puedes:
■ Mantener las llamadas en una cola cuando no existan agentes libres.
■ Ofrecer música mientras los clientes esperan.
■ Establecer un tiempo máximo de espera.
■ Administrar las comunicaciones pendientes de atención.
■ Mantener un proceso organizado mientras se libera un agente.
Las colas de espera permiten gestionar las llamadas que no pueden ser atendidas inmediatamente, manteniendo una estructura definida para esos momentos de mayor actividad.
5. Establece alternativas cuando nadie pueda responder
No todas las llamadas pueden ser contestadas inmediatamente. Por eso, resulta importante definir qué debe ocurrir cuando se agota el tiempo de espera.
Con Ahtlas puedes:
■ Configurar alternativas de respaldo para las llamadas.
■ Permitir que un asistente de inteligencia artificial continúe la atención.
■ Dirigir la comunicación hacia un buzón de voz.
■ Reproducir un mensaje antes de finalizar la llamada.
■ Establecer el comportamiento de respaldo según el área.
De esta manera, la empresa puede definir diferentes opciones para gestionar las llamadas cuando ningún agente se encuentra disponible para responder.
6. Evita esperas cuando no existan agentes conectados
En algunas situaciones, una llamada puede llegar cuando no hay ningún agente conectado en el área correspondiente.
Con Ahtlas puedes:
✔ Identificar cuándo no existen agentes conectados en un área.
✔ Evitar que el cliente permanezca esperando innecesariamente.
✔ Dirigir la llamada directamente hacia el respaldo configurado.
✔ Utilizar las alternativas disponibles para continuar la gestión.
✔ Mantener un comportamiento definido para estas situaciones.
Esto permite diferenciar entre una llamada que debe esperar porque los agentes están ocupados y otra que necesita pasar directamente a una alternativa de respaldo.
7. Facilita la recepción de llamadas en tu call center
La manera en que los agentes contestan las llamadas también puede adaptarse a las necesidades de cada operación.
Con Ahtlas puedes:
■ Configurar la atención mediante el botón de contestar.
■ Utilizar la modalidad de manos libres cuando corresponda.
■ Recibir un aviso sonoro antes de establecer la comunicación en manos libres.
■ Definir la modalidad de respuesta según el área.
■ Facilitar la recepción de llamadas durante la jornada.
Estas opciones permiten adaptar la forma de contestar las comunicaciones al funcionamiento de los equipos que participan en la atención telefónica.
8. Mantén una distribución organizada durante toda la jornada
La gestión de llamadas requiere mantener un proceso que contemple diferentes situaciones, desde la recepción inicial hasta los momentos en que todos los agentes están ocupados.
Con Ahtlas puedes:
■ Distribuir las llamadas mediante turnos o reparto simultáneo.
■ Mantener colas de espera cuando los agentes estén ocupados.
■ Configurar tiempos máximos de espera.
■ Establecer alternativas de respaldo.
■ Evitar que dos llamadas simultáneas sean ofrecidas al mismo agente.
De esta manera, el call center puede mantener una estructura de distribución que contemple la disponibilidad del equipo y las diferentes condiciones que pueden presentarse durante la atención.
¿Por qué elegir la distribución de tus llamadas de Ahtlas?
Porque Ahtlas te permite:
✔ Organizar la asignación de llamadas entrantes.
✔ Distribuir las comunicaciones por turnos o de forma simultánea.
✔ Administrar colas de espera con música.
✔ Establecer tiempos máximos de espera.
✔ Configurar alternativas de respaldo cuando nadie responda.
✔ Mantener una distribución telefónica más estructurada.
Conclusión
Simplificar la distribución de llamadas permite que las empresas mantengan una organización más clara de las comunicaciones recibidas por su call center. Disponer de diferentes modalidades de reparto, colas de espera y alternativas de respaldo facilita gestionar las llamadas según la disponibilidad de los agentes y las necesidades de cada área.
Con Ahtlas puedes distribuir las llamadas entrantes mediante turnos o de forma simultánea, mantener a los clientes en espera cuando todos los agentes estén ocupados y definir qué debe ocurrir cuando una comunicación no puede ser atendida. Estas funciones permiten establecer un proceso telefónico más organizado y adaptable a las operaciones de tu empresa.
Con Ahtlas:
■ Distribuyes las llamadas entre tus agentes.
■ Organizas la atención mediante diferentes modalidades de reparto.
■ Mantienes colas de espera con música.
■ Configuras alternativas cuando nadie puede responder.
■ Facilitas una gestión telefónica más organizada.
La distribución de llamadas de Ahtlas permite simplificar la gestión de tu call center mediante modalidades de reparto, colas de espera y alternativas de respaldo, facilitando que las comunicaciones entrantes sean administradas de forma organizada y que tu equipo pueda desarrollar sus actividades dentro de una estructura de atención telefónica más eficiente.